L’élaboration d’une stratégie pour la selection d’une solution LIMS/ELN dans une grande entreprise de produits chimiques

Strategic Planning and LIMS/ELN Solution Selection in the Chemical Industry case study

Contexte

L’un des principaux fabricants et fournisseurs de produits chimiques en polyéthylène et en polystyrène en continent Américain exploitait sa solution LIMS Honeywell, cruciale pour faire  le suivi de leurs données de formulations pour des projets de  leurs requêtes  d’essais depuis plus de 20 ans. Cette solution LIMS était utilisée par différents centres technologiques de l’entreprise. A un certain moment de cette période, le fournisseur du LIMS a cessé de soutenir le système, ce qui a poussé  le client à mettre en place des solutions alternatives en puisant dans ses propres ressources internes. Un éventail de méthodes a ainsi été mis  en œuvre dans les trois centres de technologie qui consiste à développer et consolider  différents modules ou solutions pour répondre à ces besoins. Les solutions comprenaient une variété d’applications développées à l’interne avec MS Access et MS Excel, y compris des solutions sur un support papier. Il est a noté que la solution LIMS utilisée ne répondait pas tout à fait à certains besoins du client vu certaines limitations technologiques du système. Ainsi, les rendements en pratiques et en procédés de laboratoire utilisés atteignaient peu ou pas les rendements souhaités en impactant considérablement le niveau d’automatisation en laboratoire ainsi que le suivi et la capture de données complexes générées par le système.

Sachant que leur LIMS actuel  ne répondait peu ou pas à leurs besoins, une amélioration considérable de leur système informatique de laboratoire devait être mise en place afin réduire le nombre de systèmes et de solutions utilisés et de moderniser leur plateforme informatique, d’où le choix du client d’aller de l’avant vers une nouvelle solution informatique. Réalisant que le choix des solutions informatiques nécessitaient des experts en la matière afin d’obtenir le maximum d’avantages, le client a estimé qu’il serait prudent de développer  et d’élaborer une stratégie pour la sélection d’une solution LIMS.

CSols Inc., pionnier en conseil dans le domaine de l’informatique de laboratoire en Amérique du Nord, a été engagé pour aider le client à élaborer un plan informatique et une feuille de route, afin de choisir une nouvelle solution informatique capable de répondre aux besoins et aux exigences de leur centre de technologie. CSols a été sélectionné pour son expertise dans le domaine informatique de laboratoires (LIMS, ELN, SDMS, etc.), ainsi que son expérience dans la planification et l’élaboration de stratégies réussies pour la sélection de solutions LIMS.

Objectifs

Les principaux objectifs de ce projet étaient d’élaborer et d’établir une stratégie informatique et une feuille de route pour la sélection d’une solution informatique qui serait en mesure de répondre aux besoins des différents centres technologiques de l’entreprise. Parmi les besoins qui n’étaient pas pris en charge par le LIMS actuel on y trouve: une recherche de données robuste et approfondie,unebase de données consolidée servant de source de vérité, une automatisation des processus de laboratoire, l’intégration d’instruments, une sécurité granulaire avec un contrôle d’accès  renforcé, une protection de la propriété intellectuelle (PI) et une réduction d’utilisation du support papier.

L’entreprise cherchait également à moderniser sa plateforme informatique tout en réduisant les coûts qui s’y rattachent et augmenter l’efficacité des opérations de ses centres technologiques. En outre, la direction informatique voulait aussi déterminer si leur SAP, qui était déjà fonctionnel, pouvait être utilisé pour soutenir leur centres technologiques sans avoir recours à l’acquisition d’un nouveau LIMS et / ou ELN.

Défis et solutions

Parmi les défis rencontrés au cours de ce projet, le plus grand était la longue durée  d’utilisation de l’ancien système LIMS basé sur une ancienne technologie avec un ensemble de fonctionnalités limitées par rapport aux solutions actuelles. L’ancien LIMS servait de filtre par lequel transitaient toutes les opérations dont l’influence se résumait souvent à des situations d’impasse. En raison de l’ancienneté du LIMS actuel, de nombreux utilisateurs ne comprenaient pas les capacités et les fonctions actuelles du LIMS et comment les solutions informatiques modernes étaient fondamentalement différentes de la façon dont l’ancien système traitait les données et les informations. Afin de surmonter ce défi, l’équipe CSols a consacré une partie de son temps à expliquer les concepts informatiques, les capacités et les fonctionnalités actuels aux nouveaux utilisateurs potentiels du LIMS / ELN. Nous avons veillé à ce que tout le monde comprenne et soit confortable avec la façon dont la nouvelle technologie fonctionnait dans les différents systèmes LIMS / ELN à évaluer.

Comme SAP était activement utilisé par l’entreprise, la direction informatique avait besoin d’une justification solide pour éliminer l’utilisation de ce produit afin de répondre aux besoins des centres technologiques de l’entreprise. Afin de relever ce défi, CSols a présenté une analyse de l’ajustement et de l’écart des solutions. Les résultats de l’analyse ont montré que SAP ne serait pas en mesure de répondre aux besoins primaires des centres technologiques de l’entreprise et de leurs clients. Avec ces données en main, la direction informatique était convaincue qu’une nouvelle solution était nécessaire.

Une grande partie du travail effectuée dans les centres de technologie de l’entreprise a nécessité la réalisation d’analyses en s’appuyant sur le développement de processus de leurs nombreux projets. Le nombre et la variété des processus en cours de développement représentaient un défi pour l’optimisation et la normalisation de nombreux processus de laboratoire, y compris; les formulations, les enquêtes, les requêtes et l’exécution de tests ainsi que les rapports de résultats. Ce défi a été surmonté en organisant des ateliers intensifs sur le site du client où les flux de travail et de données ont été documentés puis optimisés. Une fois optimisé, un accord sur la standardisation de ces processus a été entériné par les CSols.

Le Rôle de CSols dans ce projet

CSols a fourni des services de sélection LIMS en mobilisant deux de nos consultants stratèges en informatique. Ils ont également fourni des conseils généraux sur l’amélioration des processus lors des multiples visites sur le site et ont conseillé les membres de l’équipe et les dirigeants sur le leadership des tâches pré – LIMS / ELN et les améliorations pouvant être effectuées parallèlement à la sélection des vendeurs / solutions.

Ce projet comprenait les tâches clés et les livrables suivants:

  • Entrevues avec les intervenants
  • Création des flux de travail “As-Is”
  • Tenue d’atelier tel que prévu pour parvenir à un consensus sur les flux de travail
  • Tenue d’atelier pour optimiser et documenter les flux de travail To-Be
  • Élaboration et livraison de la spécification des exigences utilisateur (URS)
  • Réalisation et livraison d’une solution convenable avec analyse d’écart de solutions entre SAP et une solution d’informatique de laboratoire
  • Émission de la demande de proposition (DP/RFP) avec élaboration d’une matrice d’évaluation
  • Évaluation des Réponses de demandes de proposition (DP/ RFP) et élaboration de rapports d’analyse
  • Développement des scripts de démonstration pour évaluer les fournisseurs
  • Évaluation par le client des démonstrations de fournisseurs avec élaboration d’un rapport d’analyse
  • Analyse stratégique de l’informatique et présentation d’une une feuille de route stratégique pour trois ans

Advantages

Le client a tiré profit de plusieurs avantages à la suite de ce projet, y compris:

  • Une compréhension approfondie des concepts, des architectures et des capacités modernes du LIMS / ELN a été atteinte par le client grâce à une écoute diligente et aux conseils fournis par l’équipe CSols
  • Des améliorations de processus ont été identifiées et partagées par l’équipe CSols. L’exécution de ces améliorations avant ou en parallèle avec la nouvelle implémentation de la solution informatique augmentera l’efficacité et la productivité des laboratoires.
  • Réduction des coûts et de demandes de ressources  informatiques grâce à la sélection de la nouvelle solution informatique COTS « Clés en main »
  • La recherche de l’information et la production de rapport ont été améliorés grâce à la nouvelle solution informatique COTS
  • Le partage d’informations et la collaboration ont été facilités grâce à la centralisation de toutes les données/informations dans la nouvelle solution informatique qui peut être accessible par tous les centres technologiques de l’entreprise
  • Réduction de risques grâce à l’adoption d’une solution informatique COTS, par opposition au précèdent LIMS supporté à l’interne
  • La quantité de papier et de systèmes divergents utilisés pour soutenir les centres technologiques de l’entreprise seront considérablement réduits lors de la mise en œuvre de la solution informatique sélectionnée