Sélection de LIMS dans un organisme de recherche sous contrat
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Contexte

Un organisme Canadien réputé, de recherche sous contrat (CRO) qui offre des services de recherche à ses clients et ses partenaires en pharmaceutiques et en biotechnologie a choisi d’intégrer et consolider ses services pour améliorer la satisfaction de sa clientèle et augmenter l’efficacité opérationnelle de ses laboratoires. L’un des groupes exploitait un système de gestion de l’information de laboratoire (LIMS) qui ne répondait pas vraiment et ce depuis un certain temps aux besoins de la gestion de leurs échantillons.

L’autre groupe fonctionnait principalement en utilisant un support papier y compris des feuilles de calcul MS Excel. Il s’avère que la solution LIMS existante ne serait pas en mesure de supporter l’intégration et la consolidation de nouveaux groupes. Sachant que leur LIMS actuel ne répondait peu ou pas à leurs besoins, une amélioration considérable de leur systèmes informatiques de laboratoire devait être mise en place afin réduire le nombre de systèmes et de solutions utilisés et de moderniser leur plateforme informatique, d’où le choix du client d’aller de l’avant vers une nouvelle solution informatique LIMS qui répondrait à leurs besoins à court, moyen et long termes afin de satisfaire les besoins de leurs clients.

CSols Inc., un des meneurs en consultation informatique de laboratoire en Amérique du Nord, a été engagé pour aider le client à choisir un nouveau LIMS et proposer une feuille de route qui répondrait à ses besoins actuels et futurs. CSols a été sélectionné pour son expertise dans le domaine informatique de laboratoires, ainsi que son expértise dans la planification et l’élaboration de stratégies réussies pour la sélection de solutions LIMS.

Objectifs, défis & solutions

L’objectif principal de ce projet était de sélectionner un nouveau LIMS qui satisfasse les besoins actuels et futurs des trois groupes nouvellement intégrés. L’ancien LIMS n’avait pas assez de flexibilité pour répondre aux besoins en constante évolution de l’organisation de ses clients et de ses partenaires. Par conséquent, un objectif clé était de s’assurer que le LIMS choisi soit très flexible, simple à modifier et à adapter. De plus, l’intégration des trois groupes a permis d’optimiser les données et les flux de travail de l’organisation du laboratoire. Une fois optimisés, les nouveaux flux rationalisés pourraient être automatisés dans le nouveau système LIMS afin de promouvoir à la fois l’efficacité et le partage d’informations et la collaboration entre les différents groupes. Enfin, l’un des groupes travaillait à la certification CLIA faisant l’objet d’exigences réglementaires supplémentaires était un autre objectif clé de ce projet.

Le plus grand défi à relever pour atteindre les objectifs de l’entreprise était le budget limité qu’ils avaient alloué pour la sélection du nouveau LIMS, ce qui affectait la capacité du client à financer le projet de manière adéquate. Afin de surmonter ce défi, CSols a ajusté son processus standard de sélection LIMS afin de mieux accommoder le client en s’appuyant sur des ateliers de travail habituellement menés à bien par nos 2 consultants seniors spécialisés en LIMS. D’autres exercices interactifs moins intensifs ont aussi eu lieu avec l’intervention de seulement un de nos consultant senior LIMS. Bien que cela ait eu un impact sur les échéances, des mesures palliatives ont été prises en considération tout au long du processus de planification du projet afin de respecter le budget, d’où le choix du client d’effectuer certaines tâches dans le cadre du processus de sélection sans l’intervention de CSols qui s’est limité à fournir des conseils et une supervision à ce sujet, sans réellement effectuer le travail permettant ainsi au client de respecter le budget de son projet.

Le rôle de CSols dans ce projet

CSols a fourni ses services de sélection LIMS en disposant de ses deux consultants en stratégie informatique, nous avons aussi fourni des conseils en gestion de projet pour les opérations du processus menées par le client.

Ce projet comprenait les tâches clés et les livrables suivants:

• Entrevues avec les intervenants pour définir les besoins
• Tenue d’atelier de travail et création des flux de travail “As-Is”
• Élaboration et livraison de la spécification des exigences utilisateur (URS)
• Tenue d’atelier pour optimiser et documenter les flux de travail To-Be
• Émission de la demande de proposition (DP/RFP) avec élaboration d’une matrice d’évaluation
• Évaluation des Réponses de demandes de proposition (DP/ RFP) et élaboration de rapports d’analyse
• Développement des scripts de démonstration pour évaluer les fournisseurs
• Conseiller le client pour mieux évaluer les démonstrations de fournisseurs

Avantages

Le CRO a tiré profit de plusieurs avantages à la suite de ce projet, y compris:

• Le LIMS sélectionné répond non seulement aux besoins et aux exigences de la nouvelle organisation, mais offre également une flexibilité nécessaire pour soutenir la nature constamment changeante de l’entreprise (CRO)
• Plusieurs processus et flux de travail de laboratoire ont été optimisés, ce qui a augmenté l’efficacité et la productivité de l’entreprise
• La quantité de papier et de systèmes hétérogènes utilisés pour soutenir les centres technologiques de l’entreprise seront considérablement réduits lors de la mise en œuvre de la solution informatique sélectionnée
• La supervision par les cadres supérieurs du AQ/QA (assurance qualité) a été réduite grâce à l’automatisation des processus de révision et d’approbation des résultats
• Le partage d’information et la collaboration ont été améliorés grâce à la centralisation des données et de l’information au sein du LIMS qui est accessible par tous les groupes.