Contexte

Le secteur canadien de l’extraction des sables bitumineux est appelé à connaître une croissance importante, notamment grâce à l’expansion récente du pipeline Trans Mountain ainsi qu’au projet LNG Canada en Colombie-Britannique.

CSols Canada est un partenaire clé des laboratoires pétroliers et gaziers au Canada depuis sa création en 2010. Le LIMS Thermo Scientific™ SampleManager™ est reconnu depuis longtemps comme la solution la mieux adaptée à ce secteur d’activité, et CSols possède plus de 20 ans d’expérience avec cette plateforme.

Récemment, un producteur de pétrole et de gaz établi dans l’Ouest canadien a mandaté CSols pour collaborer avec Thermo Scientific à l’implantation de SampleManager LIMS v21.1 sur quatre sites en Alberta.

Ces sites utilisaient auparavant un outil de gestion opérationnelle Honeywell (et non un LIMS), désormais hors support. CSols avait déjà travaillé avec ce client et Thermo Scientific pour implanter SampleManager v12.2 sur d’autres sites.

Objectifs et défis

L’objectif du client était d’harmoniser tous ses sites autour d’un même système, dans le cadre des implantations de SampleManager pilotées par Thermo Scientific.

Étant donné l’expérience préalable de CSols avec ce client, le directeur du projet souhaitait que CSols agisse comme partenaire stratégique afin de représenter ses intérêts, notamment en raison du manque d’expérience en LIMS du personnel sur les quatre nouveaux sites.

La migration de quatre sites d’un environnement basé sur des feuilles Excel individuelles vers SampleManager v21.1 impliquait non seulement des défis techniques, mais également une transformation organisationnelle importante (gestion du changement).

Par ailleurs, le client avait récemment subi un incident de cybersécurité, ce qui a retardé le projet dès le départ.

Dans l’ancien système, chaque utilisateur disposait d’un accès illimité, générant des centaines de fichiers Excel personnalisés. Cela posait des enjeux majeurs de sécurité et de duplication des données.

Un autre défi majeur concernait la migration des données historiques :

• Environ 10 ans de données devaient être conservées
• La structure des données existantes ne correspondait pas bien à celle de SampleManager

Les mises en production (go-live) ont été reportées à plusieurs reprises, principalement en raison de l’incident de cybersécurité. Toutefois, le client privilégiait une implantation rigoureuse plutôt que rapide.

Rôle de CSols dans la solution

CSols est intervenue tardivement sur le premier site, puisque Thermo Scientific était responsable de l’implantation principale. Toutefois, son rôle s’est accru progressivement sur les sites suivants.

Le projet a débuté par de nombreuses rencontres avec la haute direction, qui se sont estompées au fur et à mesure que les progrès et succès s’accumulaient.

Le changement de système a suscité une forte résistance de la part des utilisateurs, notamment en raison de la perte d’accès direct à leurs feuilles Excel. Grâce à son expertise en gestion du changement organisationnel, CSols a joué un rôle clé dans l’accompagnement et la formation des utilisateurs.

L’équipe CSols a organisé des rencontres fréquentes avec les administrateurs LIMS désignés, permettant un apprentissage progressif et une montée en compétence continue.

Bien que l’entente initiale prévoyait une ressource équivalente à un ETP, le client a choisi d’ajouter des consultants CSols supplémentaires pour répondre à la charge de travail accrue.

Puisque l’équipe de développement principale se concentrait sur le gros du projet, des ressources dédiées de CSols ont effectué des ajustements en temps réel pour répondre aux demandes du laboratoire au fur et à mesure qu'elles se présentaient. Cette approche a permis de s'assurer que l'effort de développement principal respecte l'échéancier et demeure concentré sur les tâches essentielles. Le fait d'offrir de l'aide pour les tâches quotidiennes, ainsi qu'un soutien après la mise en service, a permis au personnel du laboratoire de se sentir écouté et important, plutôt que d'avoir à inscrire ses besoins sur une liste d'attente. CSols comprenait bien les personnalisations, ce qui a rehaussé la valeur du soutien offert au client.

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La disponibilité et les connaissances de l’équipe CSols ont permis d'adapter les styles de déploiement selon les besoins spécifiques de chaque site. Par exemple, un site souhaitait que CSols analyse l'ensemble de ses données statiques, un autre préférait saisir manuellement ses propres données, tandis qu'un troisième voulait que tout soit compilé dans une feuille de calcul afin de faire correspondre les changements aux exigences de l'ancien système.

CSols a également:

• Ajusté les déploiements selon les besoins spécifiques de chaque site
• Réalisé des ajustements rapides pour répondre aux demandes des laboratoires
• Offert un soutien post-déploiement continu (hypercare)

Valeur ajoutée de CSols:

L’équipe CSols a contribué de plusieurs façons :

• Conseils stratégiques pour distinguer les priorités essentielles des éléments secondaires
• Préparation des sites en parallèle des travaux majeurs
• Efforts supplémentaires pour la migration des données historiques
• Optimisation du travail de l’équipe de développement Thermo Scientific
• Soutien technique sur des éléments complexes (réseautique, interface rt5/PIMS, module SQC, VGL, développement C# et transformation des données)

Bénéfices

Grâce au travail conjoint de CSols et Thermo Scientific, le client a obtenu les résultats suivants :

• Avancement vers la standardisation des LIMS à l’échelle de l’organisation
• Mise en place d’un système moderne et supporté
• Amélioration de la sécurité grâce à un meilleur contrôle des accès
• Possibilité de produire des rapports sans passer par Excel
• Accélération du soutien à l’implantation
• Meilleur contrôle des processus et des données

Ces améliorations permettent aux laboratoires du client de mieux soutenir l’organisation, tout en renforçant la sécurité et en assurant une base solide pour l’avenir, notamment dans un contexte de croissance du secteur énergétique canadien.

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